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이메일 작성 요령
1. 제목 (Subject)
- 제목은 간결하고 명확하게 작성해야 한다.
- 수신자가 바로 이해할 수 있도록 요점을 간추려 작성한다.
- 길이를 50자 이내로 제한한다.
2. 인사 (Greeting)
- 수신자에게 적절한 인사말로 시작한다.
- 대개 “안녕하세요”나 “안녕하십니까”로 시작하면 좋다.
3. 소개 (Introduction)
- 본문을 시작하기 전에 간단한 소개 또는 배경을 작성한다.
- 자신을 소개하거나 이메일의 목적을 설명할 수 있다.
4. 본문 (Body)
- 최초 문단은 목적 또는 요청을 확실히 밝힌다.
- 순서대로 정보를 제공하되, 문장이나 단락은 간결하게 구성한다.
- 글을 읽기 쉽게 작성하기 위해 단락을 사용한다.
- 글의 구조를 명확하게 전달하기 위해 번호나 불릿 포인트를 사용한다.
- 필요한 정보나 자료를 첨부파일로 함께 제공할 수 있다.
5. 마무리 (Conclusion)
- 여러 개의 단락으로 구성될 수 있는데, 요약 또는 결론을 담는다.
- 필요한 조치 사항이나 응답을 요청하는 경우 이를 명확하게 밝힌다.
6. 인사말 (Closing)
- 적절한 인사말로 글을 마무리한다.
- “감사합니다”나 “좋은 하루 되세요” 등으로 마무리하는 것이 일반적이다.
7. 서명 (Signature)
- 필요한 경우, 이메일에 서명을 추가한다.
- 보낸 이메일 주소나 전화번호, 회사 로고 등을 포함할 수 있다.
추가 팁
- 첨부파일을 보낼 때는 파일명과 크기에 유의한다.
- 철자 및 문법을 꼼꼼히 확인해 오타를 방지한다.
- 긴 이메일의 경우 문단을 구분하고 강조할 부분을 사용한다.